Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка 2-НДФЛ – что это такое, и где ее взять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.
Как внести данные в справку о доходах
Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.
|
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ |
|
| Номер справки | Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.
То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися |
| Номер корректировки сведений | При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной |
| Раздел 1. Данные о физическом лице | Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.
Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента |
| Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.
Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде |
| Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.
Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего |
| Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога | Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо |
Заголовок справки 2-НДФЛ
Это самая простая часть справки. Сначала нужно заполнить поля с основными регистрационными данными компании и указать период, за который сдается справка:
- ИНН и КПП компании;
- порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде;
- отчетный год;
- наименование компании-налогового агента;
- код реорганизации и ИНН/КПП реорганизованной организации;
- код ОКТМО;
- телефон.
Если вы составляете корректирующую либо аннулирующую справку взамен ранее представленной, в поле «Номер корректировки» нужно указать соответствующий номер. В поле «Номер корректировки» нужно проставить:
- «00», если это первичная форма;
- «01», «02» и т. д, если это корректирующая справка, которая сдается взамен ранее представленной; нужно указать значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке;
- «99», если это аннулирующая справка, которая сдается взамен ранее представленной.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ?
Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:
- представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
- подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
- предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
- для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
- подачи пакета документов для получения льгот и т.д.
Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.
Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику
Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2022. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:
- Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
- Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.
Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2022 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:
- сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
- обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
- соответствующую информацию о предоставленных вычетах.
Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.
Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.
Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: За какой период выдается справка 2-НДФЛ работнику?
В общем случае, условно говоря, по умолчанию, такие справки выдают за 6 мес. Но по закону работник вправе затребовать ее за любой период. Наниматель обязан будет ее оформить и выдать по требованию на протяжении 3 раб. дн., как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ.
Отказать в оформлении 2-НДФЛ, задержать ее выдачу наниматель не вправе, т. к. подобные действия признаются неправомерными.
Вопрос №2: Нужно ли ИП с работниками представлять справку 2-НДФЛ, предназначенную для ИФНС, за себя?
Нет, не нужно. Согласно действующему законодательству данная форма справки предоставляется раз за год только по работникам. ИП в рассматриваемой ситуации, так же, как и юрлицо, выступает налоговым агентом. На него распространяется общий порядок представления указанной отчетности в ИФНС.
Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:
- Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
- Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
- Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
- Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
- Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
- Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
- Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
- Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.
Как выглядит налоговая декларация 2 НДФЛ?
Форма, по которой необходимо отчитаться за доходы, полученные сотрудниками организации, представляет собой справку, с подробным указанием данных о самом работнике и его заработке.
Документ утвержден еще в ноябре 2010 года приказом ФНС № ММВ-7-3/611@, но, как у нас водится, государство регулярно изменяет налоговую декларацию, и, конечно, очень важно отчитываться всегда по актуальной редакции декларации 2-НДФЛ. В случае с бухгалтерскими программами, которые устанавливаются на компьютер, требуется своевременное обновление, при работа с бухгалтерскими онлайн-сервисами можно и не вспоминать о такой проблеме, налоговая декларация 2 НДФЛ как и другие формы отчетности обновляются централизованно, при появлении новых полей, сроков, алгоритмов онлайн-сервис оповещает и объясняет как, что и когда нужно заполнять (вернее, что сервис уже заполнил) и сдавать.
За какой период выдается
Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.
Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:
- взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
- справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
- справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
- получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.
При подаче заявления важно не забыть указать за какой период необходимо сформировать справку.
Правила заполнения 2-НДФЛ
При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.
- Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
- Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
- Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.
Ограничения по зарплате
Налоговый вычет — это сумма возврата уплаченного вами НДФЛ, которую работодатель автоматически вычитает и переводит в налоговую.
Например, вы решили получить возврат процентов по ипотеке за прошлый год. В итоге вам вернут сумму, которая будет положена из расчета 13% от суммы выплаченных процентов банку за указанный период, но не более суммы уплаченных налогов в указанном году.
Пример: ваш годовой доход до налогообложения составил 720 000 рублей (зарплата — в среднем по 60 000 в месяц). С этой суммы вы заплатили НДФЛ 13% в размере 93 600 рублей. Соответственно, в 2022 году вы сможете получить вычет до 93 600 рублей.
Узнать, какая сумма вам полагается за определенный год, можно из справки 2-НДФЛ, которая по вашему запросу предоставляется работодателем в любой момент.
- Максимально возможная сумма вычета на проценты по ипотеке — 390 000 рублей, то есть 13% от 3 000 000 рублей. Если вы не израсходовали эту сумму при первой сделке, «добрать» недостающее при следующей ипотеки не получится.
- Получить налоговый вычет возможно только за 3 последних года, поэтому не стоит тянуть.
- Максимально можно получить 650 000 рублей: за покупку недвижимости — до 260 000 рублей; за проценты — до 390 000 рублей.
- Право на получение до 260 000 рублей у гражданина есть один раз — до того момента, пока данная сумма не будет получена в полном объеме, в том числе суммарно от разных сделок, совершенных после 01.01.2014 года. Право на получение до 390 000 рублей возможно только по одному объекту недвижимости.
- Если ипотеку оформили супруги, каждый из них может оформить вычет — максимум до 1 300 000 рублей.
- Выплату оформляют только трудоустроенные граждане, которые оплатили НДФЛ. Вычет по процентам по ипотеке заемщик получает постепенно — по мере выплаты их банку. Вся сумма сразу не выдается.
Отчет в электронном виде
Сдать отчет в таком виде обязаны налоговые агенты, которые выплатили вознаграждения или зарплату 25 физлицам или более. При сдаче отчета не надо прикреплять к нему реестр справок, как это требуется при сдаче бумажных справок, в соответствии с приказом ФНС России №ММВ-7-3/576 от 16.09.2011. Программы налоговой службы не способны распознать этот реестр.
Кроме того, обратите внимание на соответствие фамилии ответственного лица за сдачу справки с сертификатом электронной подписи. Они должны принадлежать одному и тому же человеку, иначе ФНС не примет отчет. Важно помнить, что в инструкции к заполнению ФНС не приводит обязательного условия, что форму подписывает только руководитель или главный бухгалтер. Главное, чтобы данные совпадали. Некоторые коллеги не вписывают в отчет фамилию того, кто отвечает за его сдачу. Между тем, это обязательный реквизит. Если его не заполнить, отчет не примут ни в электронном виде, ни на бумаге.
- Справка 2 НДФЛ – официальный документ, который составляется работодателем – налоговым агентом на каждого своего сотрудника, при условии выплаты ему налогооблагаемого дохода.
- Обязанность компаний сдавать отчетность по форме 2 НДФЛ урегулирована на законодательном уровне, за нарушения передачи сведений в ФНС в установленные сроки, последуют штрафы.
- С 2021 года введен новый формат справки: для налоговой службы и для выдачи работникам.
- Индивидуальные предприниматели, имеющие штатных сотрудников, обязаны подавать за них отчетность на общих основаниях. Справки на себя и других ИП предприниматель выдавать не может.
- Работники предприятий вправе получить формуляр справки по месту своей работы, для предъявления в различные инстанции: банки, социальные, судебные службы, другие места требования.
- Трудовым кодексом установлен 3-дневный срок выдачи документа, с момента подачи работником соответствующего заявления.
- При отказе или просрочке выдачи справки, гражданин вправе обратиться в суд или в инспекцию по трудовым спорам.
- Есть возможность самостоятельно получить справку через сайт Федеральной налоговой службы или с помощью портала Госуслуг.
- Подделка документа грозит штрафными санкциями и уголовным преследованием.
Чем же отличаются 2-НДФЛ и справка по форме банка?
В целом принципиального различия нет. Работодатель в справке 2 – НДФЛ указывает реальный доход работника, а в справке банка бухгалтером организации в которой трудоустроен клиент, можно указать любую сумму заработка.
Очень часто сумма, указанная в документе не всегда совпадает с той, которую в дальнейшем отправляют в налоговые организации.
Справка по форме банка даёт больше возможностей, как финансовой организации, так и заёмщику. Очень часто размер доходов указанный в форме 2 – НДФЛ не позволяет оформить кредит, таким образом, клиент, получающий хорошую заработную плату не официально, не может рассчитывать на крупный заём.
Вывод – справка по форме банка нужна для того, чтобы заёмщик смог подтвердит размер своего неофициального дохода и получить кредит на необходимую сумму.
Изменения в 2-НФДЛ в 2020 году
Самым основным изменением, касающимся справки 2-НДФЛ, является то, что теперь таких справок две. Одну нужно сдавать в налоговую, а вторую сотруднику при увольнении. Справка, которую нужно сдавать в налоговую, состоит из двух листов, а справка, которую необходимо выдавать сотруднику, состоит из одного листа и содержит только необходимые сведения о сотруднике, его доходах и вычетах. Если сотрудник в 2020 году обратиться за справкой 2018 года, то ее нужно будет выдать по новой форме. Второй лист – это приложение и все сведения, которые отражались в старой справке в разделе 3, теперь нужно отражать в этом приложении. Еще одним новшеством является то, что в новой справке нужно проставлять код признака. Существует всего четыре признака:
- 1 – указывается в общих случаях;
- 2 – указывается при невозможности удержать налог;
- 3 – указывается в случае, если справку сдает правопреемник;
- 4 – указывается, если справку сдает правопреемник и в том случае, когда налог удержать нельзя
Помимо этого в новой справке нужно будет проставлять коды уведомления. Коды ставятся в следующих случаях:
- код «1» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на имущественный вычет;
- код «2» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на социальный вычет;
- код «3» ставится, если сотрудник-иностранец принес документы, подтверждающие уплату аванса за патент
Коды доходов, отражаемые в справке 2-НДФЛ в 2020 году
Коды доходов, которые отражаются в справке 2-НДФЛ в 2020 году, содержаться в Приложении 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.15. Некоторые распространенные коды приведены в таблице.
| Коды доходов | Обозначение кодов |
| 1010 | Дивиденды |
| 2000 | Вознаграждения сотрудникам за выполнение трудовых или иных обязанностей, например, зарплата |
| 2001 | Вознаграждения членов органа управления организации, например, совета директоров |
| 2002 | Премии |
| 2010 | Выплаты по договорам гражданско-правового характера |
| 2012 | Отпускные |
| 2013 | Компенсация за неиспользованный отпуск |
| 2014 | Выходное пособие |
| 2300 | Пособие по временной нетрудоспособности |
| 2530 | Оплата труда в натуральной форме |
| 2710 | Материальная помощь |
| 2720 | Подарки |
Коды стандартных налоговых вычетов приведены в таблице.